Zeitmanagement-Methode:
Timeblocking
Erklärung: Was ist Timeblocking?
Timeblocking ist eine Produktivitätsmethode, bei der man Aktivitäten oder Aufgaben für feste Zeitfenster einplant. Innerhalb dieser Zeiten arbeitet man konzentriert an seinen Aufgaben. Ziel ist es, den Fokus zu erhöhen und Aktivitäten zeitlich zu begrenzen, um die Effizienz zu steigern und Prokrastination zu vermeiden.
Anleitung: So funktioniert die Timeblocking-Methode
Je nachdem, was für dich besser funktioniert, kannst du die Timeblocking-Methode entweder in der Wochen- oder Tagesplanung berücksichtigen.
- Überblick verschaffen: Liste alle Aufgaben auf, die für dich heute oder diese Woche anstehen. Digitale Notizen-Apps können dir dabei helfen, da den Überblick zu behalten.
- Aufgaben priorisieren: Nun überlege, welche der Aufgaben besonders wichtig oder dringlich sind, weil z.B. die Deadline schon sehr nah gerückt ist. Diese Aufgaben musst du als Erstes einplanen. Schau dir dafür auch die Eisenhower-Matrix einmal an.
- Zeitblöcke festlegen: Mit der geschaffenen Priorisierung kannst du nun die verschiedenen Aufgaben auf deinen Tag bzw. Tage verteilen, in dem du in deinem Kalender konkrete Zeitblöcke dafür festlegst. Die Länge der Blöcke variiert, je nach zu erwartendem Aufwand für die jeweilige Aufgabe. Der fertige Plan erinnert am Ende einen Stundenplan, den du ggf. noch aus Schulzeiten kennst.
- Los legen: Alles geplant? Dann kannst du in deinen Tag starten und deine Aufgaben angehen.
- Notizen-Tools nutzen: Tools, wie z.B. Notion, können dir dabei helfen einen besseren Überblick über dein To-dos zu behalten.
- Zeitmanagement-Methoden kombinieren: Verbinde Timeblocking mit Methoden wie Eat-The-Frog oder der Pomodoro-Technik für mehr Effizienz.
- Pufferzeiten einplanen: Lege Puffer ein, ähnlich wie in der ALPEN-Methode. Diese können entweder als separate Blöcke angelegt oder direkt zur Aufgabe hinzugefügt werden.
- Persönliche Leistungskurve beachten: Plane anspruchsvolle Aufgaben eher dann ein, wenn du am leistungsfähigsten bist. Für viele Menschen ist das z.B. der Vormittag. Mehr Infos findest du in unserem Artikel zur persönlichen Leistungskurve.
Vorteile und Kritik
Vorteile:
- Schafft Verbindlichkeit: Timeblocking fungiert als Verpflichtungsmechanismus, indem es klare Zeitfenster für Aufgaben festlegt und somit die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass diese Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden.
- Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes: Timeblocking verhindert, dass sich Aufgaben übermäßig ausdehnen, indem klare Zeitlimits gesetzt werden.
- Visuelle Übersicht: Kalender-basiertes Timeblocking bietet eine klare visuelle Darstellung der Aufgaben und deiner Prioritäten.
- Verbesserte Kommunikation: Timeblocking schafft Transparenz darüber, wann und womit man beschäftigt ist, was die Planung und Abstimmung erleichtert.
- Reduktion von Stress: Durch klare Planung und Vermeidung von Überlastung kann Stress reduziert werden.
Kritik:
- Zeitliche Prognosen nicht einfach: Richtiger Umfang für Zeitblöcke nicht immer leicht im Voraus abzuschätzen.
- Geringe Flexibilität: Strikte Zeitblöcke können die Flexibilität einschränken und es erschweren, auf unerwartete Ereignisse oder spontane Aufgaben zu reagieren.
- Stress durch Zeitdruck: Das Arbeiten unter engen Zeitvorgaben kann zusätzlichen Druck erzeugen, insbesondere wenn Aufgaben mehr Zeit erfordern als geplant.
- Nicht alle Aufgaben passen in Zeitblöcke: Kreative oder offene Aufgaben, die mehr Freiraum und spontane Bearbeitung erfordern, lassen sich schwer in feste Zeitrahmen einteilen.
- Überoptimierung: Der Versuch, jeden Aspekt des Tages zu planen, kann zu einer übermäßigen Strukturierung und einem Verlust an Spontanität führen.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein typischer Timebox-Zeitraum sein?
Die Länge eines Zeitblocks variiert je nach Aufgabentyp. Einfache und schnell zu erledigende Dinge, können bereits in 15 oder 30 Minuten bearbeitet werden. Komplexere Aufgaben wiederum können sich über mehrere Stunden erstrecken. Hier sollte man aber darauf achten zwischendurch Pausen einzuplanen, um ein gewisses Level an Konzentration aufrechtzuerhalten. Schau dir dazu doch mal die Pomodoro-Technik an.
Was mache ich, wenn ich eine Aufgabe nicht innerhalb des zugewiesenen Zeitblocks abschließen kann?
Es ist ganz normal, dass Aufgaben einmal länger dauern als geplant. Wenn es sich um eine besonders wichtige Aufgabe handelt, kannst du den Zeitblock für diese Aufgabe verlängern. Hast du für die Aufgabe noch etwas Zeit, kannst du diese mit einem Blocker auch für die nächsten Tage wieder einplanen.
Was kann ich tun, wenn unerwartete Aufgaben oder Unterbrechungen auftreten?
Für unerwartete Aufgaben sollte ein Puffer eingeplant werden. Falls keine Pufferzeit vorhanden ist, können nicht dringende Aufgaben verschoben oder der Timeblocking-Plan flexibel angepasst werden, um Unterbrechungen zu kompensieren.