Zeitmanagement-Methode:

Eisenhower-Matrix

Übersicht

Erklärung: Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode, bevorstehende Aufgaben zu kategorisieren und zu priorisieren. Je nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit werden deine Aktivitäten in jeweils 4 Bereiche eingeteilt:

  • Aufgabe sofort selbst erledigen (wichtig, dringend)
  • Aufgabe terminieren & selbst erledigen (wichtig, nicht dringend)
  • Aufgabe delegieren (nicht wichtig, dringend)
  • Aufgabe eliminieren (nicht wichtig, nicht dringend)

Das  Eisenhower-Prinzip hilft dir dabei einen besseren Überblick über deine anstehenden To-dos zu erhalten und möglichst effizient mit ihnen umzugehen.

Anleitung: So funktioniert die Eisenhower-Methode

  1. Aufgaben sammeln: Liste alle deine bevorstehenden Aufgaben auf (händisch oder digital)
  2. Matrix erstellen: Skizziere eine Matrix und beschrifte die Achsen mit Wichtigkeit und Dringlichkeit, wie in der unteren Abbildung dargestellt.
  3. Aufgaben zuordnen: Schätze ein, wie wichtig und dringlich die jeweiligen Aufgaben sind und ordne sie in den entsprechenden Quadranten ein.
  4. Aufgaben entsprechend der Matrix behandeln:
    1. Wichtig & dringend: Erledige diese Aufgaben sofort!
    2. Wichtig & nicht dringend: Plane sie für einen konkreten (späteren) Zeitraum ein & erledige sie selbst.
    3. Dringend & nicht wichtig: Überlege, ob du diese Aufgaben delegieren kannst.
    4. Weder wichtig noch dringend: Aufgabe für den Moment ignorieren oder gänzlich streichen
Vier Quadranten der Eisenhower Matrix
Eisenhower-Matrix - 4 Quadranten

Tipps und Tricks für die Eisenhower-Methode

Diese Fragen helfen dir beim Kategorisieren deiner Aufgaben

Für die Bewertung der Wichtigkeit:
  • Trägt die Aufgabe zu meinen langfristigen Zielen bei?
  • Hat die Aufgabe langfristige Konsequenzen?
  • Ist die Aufgabe essenziell für meinen Erfolg bzw. für den Erfolg meiner Organisation?
  • Wird durch die Erledigung der Aufgabe ein bedeutender Fortschritt erzielt?
  • Ist die Aufgabe eine Verpflichtung, die ich eingegangen bin?
Für die Bewertung der Dringlichkeit, geht es vor allem um die Frage, wann muss die Aufgabe erledigt sein. Demnach erfordern dringliche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit. Dringende To-dos haben enge Fristen oder müssen schnell erledigt werden, um negative Konsequenzen zu vermeiden.

Beachte, wichtige Aufgaben können zu dringenden Aufgaben werden, wenn man sie zu lange aufschiebt.

Plane Aufgaben entsprechend deines Energielevels

Erledige anspruchsvolle und wichtige Aufgaben, wenn du am produktivsten bist, und weniger wichtige Aufgaben, wenn deine Energie nachlässt. Mehr Details dazu findest du in unserem Artikel zur Leistungskurve.

Vorteile und Kritik

Vorteile:

  • Schafft Fokus durch Strukturierung und Priorisierung der Aufgaben: Die Eisenhower-Matrix gibt klare Handlungsempfehlungen und hilft dir, deine Aufgaben zu ordnen.
  • Einfachheit durch Visualisierung: Das visuelle Format der Matrix macht es einfach, die Methode zu verstehen
  • Delegation: Fördert die effiziente Nutzung von Ressourcen durch das Delegieren weniger wichtiger Aufgaben an andere.
  • Eliminierung von Zeitverschwendung: Die Matrix ermöglicht es dir, unwichtige Aufgaben zu erkennen und zu reduzieren, sodass du deine Zeit effizienter nutzen kannst.
  • Erhöhung der Produktivität: Durch den Fokus auf wesentliche Aufgaben steigert die Matrix deine Gesamtproduktivität.

Kritik:

  • Subjektivität bei der Bewertung: Die Einschätzung der Wichtigkeit und Dringlichkeit ist oft subjektiv und kann variieren.
  • Unscharfe Abgrenzung bei der Frage, was wirklich wichtig ist: Die Matrix hilft nur begrenzt bei der Priorisierung innerhalb eines Feldes.
  • Übersehen langfristiger Ziele: Die Matrix fokussiert stark auf kurzfristige Dringlichkeiten und kann langfristige Ziele vernachlässigen.
  • Delegation nicht immer umsetzbar: Nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben an andere zu delegieren.

Häufige Fragen

Der richtige Zeitpunkt zum Einsatz der Eisenhower-Methode kann variieren. Je nachdem wann du deine Planung für anstehende To-dos vornimmst, kann das täglich oder auch wöchentlich sein. Sie eignet sich auch, wenn du dich von Aufgaben überwältigt fühlst oder wenn neue große Projekte anstehen. Außerdem ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen eine neue Bewertung der Aufgaben vorzunehmen.

Die Eisenhower-Matrix ist nach Dwight D. Eisenhower benannt, dem 34. Präsidenten der USA. Eisenhower war bekannt für seine effektive Arbeitsweise und soll oft gesagt haben: „What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.“ Diese Philosophie bildet die Grundlage der Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert.

Wenn du Aufgaben aus dem C-Quadranten (dringend, aber nicht wichtig) nicht delegieren kannst, musst du diese selbst erledigen. Ordne sie nach ihrer relativen Dringlichkeit ein und bearbeite sie nach den A-Aufgaben.

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