Zeitmanagement-Methode:
Pareto-Prinzip
Erklärung: Was ist das Pareto-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse durch nur 20 % des Gesamtaufwandes erzielt werden.
Das Prinzip kann in vielen Bereichen Anwendung finden. Beispiele dafür sind:
- 80 % des Umsatzes eines Unternehmens werden durch 20 % der Kunden erzielt
- 80 % der Probleme können auf 20 % der Ursachen zurückgeführt werden
- Mit 20 % der gebräuchlichsten Wörter einer Sprache, kann man etwa 80 % der alltäglichen Unterhaltungen führen
- Mit 20 % der besten Aktien im Portfolio kann man etwa 80 % der Gesamtrendite erzielen
- Mit 4 Akkorden auf der Gitarre kannst du 80 % der Pop-Songs begleiten
Im Alltag bedeutet das, dass ein kleiner Teil deiner Anstrengungen oft schon den Großteil der Ergebnisse liefert. Die Pareto-Methode hilft dir also dabei, deine Aufgaben zu priorisieren und möglichst viel mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand zu schaffen.
Dabei solltest du die Zahlen jedoch eher als Annäherung verstehen. Teilweise ergeben sich auch andere Verhältnisse, wie z.B. 70/30, 90/10 oder 95/5.
Anleitung: So funktioniert das Pareto-Prinzip
Die Anwendung der Pareto-Methode ist als solche relativ simple und i.d.R. funktioniert sie recht intuitiv:
- Ziele auflisten: Überlege dir, was du erreichen musst.
- 20/80-Aufgaben identifizieren: Überlege dir, welche Aufgaben dich deinem Ziel möglichst schnell, möglichst nahebringen.
- Fokus auf die wesentlichsten Aufgaben: Hast du die wichtigsten Aufgaben identifiziert, startest du mit der Bearbeitung.
Der zweite Schritt ist natürlich leichter gesagt als getan. Hier geht es vor allem darum, nicht perfektionistisch zu denken, sondern sich eher die Frage zu stellen: Welche Aufgaben sind existenziell und welche sind ggf. eher die Kirsche auf dem Eisbecher?
Besonders die Aufgaben, auf die letzteres zutrifft, sind meist die, wo es darum geht alles bis ins Detail perfekt zu machen und es sind gerade die Aufgaben, die besonders viel Zeit benötigen. Doch relativ häufig bedarf es gar nicht immer der Perfektion, manchmal reichen auch schon 80 %.
Beispiele für die 80-20 Regel
Um es dir noch etwas leichter verständlich zu machen, hier zwei kurze Beispiele:
Vorbereitung einer Präsentation:
- Wesentlich: Konzentriere dich auf die Erstellung der wichtigsten Folien, die die Kernbotschaft und Hauptpunkte der Präsentation vermitteln. Stelle sicher, dass die zentralen Daten und Argumente klar und überzeugend dargestellt werden.
- Weniger wichtig: Verzichte zunächst auf die Perfektionierung des Designs jeder Folie oder das Hinzufügen von überflüssigen Animationen. Diese Details können, wenn überhaupt, später noch hinzugefügt werden.
Einarbeitung in ein neues Projekt:
- Wesentlich: Verschaffe dir zuerst einen allgemeinen Überblick und mache dich zunächst mit den Hauptzielen des Projekts, den wichtigsten Meilensteinen und den zentralen Anforderungen vertraut. Konzentriere dich darauf, die wesentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verstehen, die für den Fortschritt des Projekts entscheidend sind.
- Weniger wichtig: Verliere dich zunächst nicht in den Details oder versuche, von Anfang an jedes kleine Protokoll und jede noch so kleine Richtlinie zu verstehen. Diese spezifischen Informationen können nach und nach aufgenommen werden, während du dich auf die grundlegenden Aspekte des Projekts konzentrierst.
- Delegiere Aufgaben: Ähnlich, wie in der Eisenhower-Matrix, kannst du weniger wichtige, aber zeitfressende Aufgaben, abgeben.
- Trau dich pragmatisch zu denken: Erledige Aufgaben gut genug. D.h. strebe nach Exzellenz, aber nicht (immer) nach Perfektion. 80% können oft schon ausreichend sein.
- Nutze andere Zeitmanagement-Konzepte Pomodoro-Technik, Eat-the-Frog Methode oder die Leistungskurve können dir unterstützend helfen deine definierten Aufgaben effizient zu bearbeiten
Vorteile und Kritik
Vorteile:
- Kann Stress reduzieren: Ein riesiger Aufgabenberg + wenig Zeit = Stress. Reduziere mit dem 80-20-Regel dein Stresslevel, indem du erkennst, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche du erstmal hinten anstellen kannst.
- Schärft den Fokus: Fördert Pragmatismus und damit ein gutes Aufwand-/Nutzen-Verhältnis.
- Flexible Anwendung: Wie du bereits in den oberen Beispielen sehen konntest, ist das Paretoprinzip sehr vielseitig anwendbar. Im Zeitmanagement heißt das auch, du kannst so nicht nur entscheiden, welche Aufgaben die wichtigsten sind, sondern du kannst auch überprüfen, welcher Teil der jeweiligen Aufgabe besonders wichtig ist.
Kritik:
- 20%-Aufgaben zu identifizieren ist nicht leicht: Es ist nicht immer einfach bzw. teilweise gar nicht möglich, im Vorhinein die relevantesten Aufgaben zu erkennen.
- Grundprinzip ist nicht überall anwendbar: In manchen Aufgabenfeldern bedarf es Perfektion, dort sind 80 % ggf. schlicht unzureichend.
- Kann missverstanden werden: Das Pareto-Prinzip ist kein Freifahrtschein, alle Aufgaben halbherzig zu erledigen oder gar nicht zu machen. Der Kontext ist entscheidend!
Häufige Fragen
Warum heißt das Pareto-Prinzip so?
Das Pareto-Prinzip ist nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Pareto beobachtete Anfang des 20. Jahrhunderts, dass etwa 80 % des Landes in Italien im Besitz von 20 % der Bevölkerung waren. Diese Entdeckung führte ihn zu weiteren Untersuchungen, bei denen er ähnliche Verhältnisse in verschiedenen Bereichen fand. Das Prinzip wurde später von dem Qualitätsmanagement-Experten Joseph M. Juran weiterentwickelt und als allgemeine Regel für Effizienz und Prioritätensetzung populär gemacht. Juran nannte es zu Ehren von Pareto das Pareto-Prinzip.
Wie finde ich die 20% der Aufgaben, die 80% der Ergebnisse bringen?
Es gibt keinen universellen Mechanismus, mittels man die Pareto-Aufgaben definieren kann. Neben Erfahrung kann es aber helfen, Kollegen zu fragen, Vergleichsprojekte zu betrachten oder andere Zeitmanagementmethoden, wie die ABC-Analyse, zu nutzen.
Wie gehe ich mit Aufgaben um, die nicht in die 20% der wichtigsten Aufgaben fallen, aber trotzdem erledigt werden müssen?
Um weniger wichtige, aber notwendige Aufgaben zu erledigen, kannst du sie delegieren, automatisieren oder an externe Dienstleister vergeben. Wenn du sie selbst abarbeiten musst, dann bearbeite sie am besten mit ähnlichen Aufgaben in einem Rutsch. Führe sie mit minimalem Aufwand aus, um deinen Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu bewahren.