Zeitmanagement-Methode:
Parkinsonsche Gesetz
Erklärung: Was besagt das Parkinsonsche Gesetz?
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.
Das bedeutet, man nutzt z.B. entweder mehr Zeit als eigentlich nötig für eine Aufgabe oder schiebt seine To-dos so lange auf, bis man sie kurz vor der Abgabefrist erledigt.
Ist man sich diesem Umstand bewusst, kann man versuchen das Parkinsonsche Gesetz zu entkräften. Im Folgenden zeigen wir dir wie.
Beispiele für das Parkinsonsche Gesetz
Hausarbeiten:
Ein Student, der eine Woche Zeit hat, um eine Hausarbeit zu schreiben, wird diese in der Regel innerhalb dieser Woche abschließen. Hat er jedoch einen Monat zur Verfügung, verbringt er die ersten Wochen oft mit umfangreicher Recherche und schiebt das Schreiben bis zur letzten Woche auf, wodurch der Großteil der Arbeit erst kurz vor der Deadline erledigt wird.
Meetings:
Egal ob ein Meeting auf 15 Minuten oder 2 Stunden angesetzt ist – die verfügbare Zeit wird fast immer vollständig genutzt. Wichtige Entscheidungen oder Ergebnisse werden oft erst gegen Ende getroffen, während der Großteil der Zeit mit weniger wichtigen Diskussionen gefüllt wird.
Projekte:
Bei Projekten mit längeren Fristen neigen Teams dazu, die Arbeit über den gesamten Zeitrahmen zu verteilen, anstatt frühzeitig mit den wichtigsten Aufgaben zu beginnen und effizienter zu arbeiten. Oft wird erst in den letzten Wochen die Produktivität gesteigert, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.
1. Setze Deadlines bewusst eng
Die meisten Aufgaben haben eine konkrete Fälligkeitsfrist. Bei größeren Aufgaben liegt dies oft relativ weit in der Zukunft. Setze dir für jede Aufgabe bewusst eigene, engere, aber realistische Deadline. Indem du den verfügbaren Zeitrahmen bewusst einschränkst, zwingst du dich, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und vermeidest unnötige Perfektion. Außerdem schaffst du mit dem zusätzlichen Puffer die Freiheit, auf Unerwartetes reagieren zu können.
2. Gebe jeder Aufgabe eine Deadline
Wenn es für bestimmte Aufgaben keine Abgabefrist gibt oder du selbst keine setzt (auch wenn du bspw. Aufgaben delegierst), ist die Gefahr hoch, dass sie immer wieder hinten runterfallen und nie ausgeführt werden.
3. Arbeite in kurzen Sprints
Während du die Aufgaben abarbeitest, kannst du die Pomodoro-Technik nutzen. Damit unterteilst du deine Arbeitszeiten in kürzere Arbeitsintervallen mit anschließenden Pausen. Die kurzen Intervalle etablieren gut bewältigbare Sprints, die dir helfen motiviert zu bleiben.
4. Zerkleinere große Aufgaben in Unteraufgaben
Besonders bei großen Aufgaben neigen wir diese länger vor uns herzuschieben. Teilst du sie in kleinere Teilaufgaben auf, dann verliert das Bearbeiten seinen Schrecken und du kommst schneller ins Machen. Außerdem lassen sich kleinere Aufgaben zeitlich leichter einschätzen (siehe Salamitechnik).
5. Nutze Timeboxing
Beim Timeboxing legst du konkrete Zeitfenster (Zeitboxen) in deinem Kalender fest, in denen du bestimmte Aufgaben bewältigen möchtest. Dieser Rahmen hilft dir bewusst mit deiner Zeit umzugehen und du verhinderst, dass sich die Arbeit endlos ausdehnt.
6. Verbessere Meetings
Das Parkinsonsche Gesetz kann auch auf Meetings zutreffen. D.h. Meetings gehen länger als eigentlich notwendig. Um das zu vermeiden ist es wichtig, dass jedes Meeting ein konkretes Ziel verfolgt. Ist das Ziel im Meeting erreicht, kann es ohne Bedenken beendet werden. Es ist außerdem sinnvoll die Zeit für das veranschlagte Meeting bereits im Vorhinein so gut wie möglich abzuschätzen. Dabei kann es helfen eine Agenda im Voraus aufzusetzen. Anhand derer lässt sich leichter abschätzen, wie lange jeder Unterpunkten benötigen könnte. Hier findest du noch weitere Meeting-Tipps!
Häufige Fragen
Woher stammt das Parkinsonsches Gesetz?
Das Parkinsonsches Gesetz verdankt seinem Namen dem britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson. Er präsentierte das Gesetz erstmals 1955 in einem satirischen Essay für „The Economist“. Einige Jahre später veröffentlichte er ein Buch mit dem Titel „Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress“, in dem er das Gesetz weiter erklärte.
Wie setze ich realistische Deadlines, um das Parkinsonsche Gesetz zu vermeiden?
Um realistische Deadlines zu setzen, hilft es auf vergangene ähnliche Projekt zurückzuschauen. Sollten keine eigenen Erfahrungswerte vorliegen, kann es auch hilfreich seine Kollegen zu befragen. Eine andere Möglichkeit wäre, die große Aufgabe in kleinere Unteraufgaben aufzuteilen. Dadurch werden die einzelnen Schritte klarer und man kann sie leichter einschätzen. Achte darauf, dass die Frist zwar herausfordernd, aber realistisch bleibt, um unnötigen Druck zu vermeiden.
Wie beeinflusst das Parkinsonsche Gesetz die Teamarbeit?
Wenn Teams großzügige Deadlines haben, neigen auch sie oft dazu, weniger effizient zu arbeiten, da sie die verfügbare Zeit ausschöpfen. Dies kann zu verzögerten Entscheidungen und langsamen Fortschritten führen. Außerdem erhöht sich die Gefahr von Last-Minute-Stress, da wichtige Aufgaben erst kurz vor der Deadline abgeschlossen werden. Um das zu verhindern, sollten Teams klare Zwischenziele, feste Zeitrahmen und regelmäßige Updates nutzen, um die Effizienz und den Fokus hochzuhalten.