Genervt von endlosen Meetings, die deine Zeit fressen? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel bekommst du 11 praktische Tipps, mit denen du deine Meetings effizienter, effektiver und allgemein angenehmer gestaltest.
Inhaltsverzeichnis
Tipps für bessere Meetings
Meetings sind Zeitverschwendung! Ein Eindruck den ein Großteil der Arbeitnehmer in Deutschland teilen. Auch Experten äußern regelmäßig Kritik an der ineffizienten Gestaltung von Besprechungen.
Fakt ist jedoch, Meetings sind wichtig und können hilfreich sein, zumindest wenn man weiß, wie es richtig geht.
Damit eure Meetings nicht länger Zeitfresser bleiben, sondern zu echten Produktivitätstreibern werden, haben wir euch einen Werkzeugkasten vollgepackt mit Meeting-Tipps.
Damit schafft ihr es, eure Besprechungen effizienter zu gestalten und das volle Potenzial eurer Teamarbeit auszuschöpfen.
Tipp 1: Notwendigkeit des Meetings prüfen
Einer der einfachsten und effektivste Weg, um Zeitverschwendung in Meetings einzudämmen, ist sie gar nicht erst stattfinden zu lassen.
Daher sollte man sich zunächst immer erst einmal ernsthaft die Frage stellen: Braucht dieses Anliegen wirklich ein Meeting?
Nicht jedes Thema erfordert eine Gruppenbesprechung. Bei weniger komplexen Anliegen oder einer einfache Informationsmitteilung reicht oftmals ein kurzes Gespräch mit bestimmten Personen oder eine simple E-Mail.
Meetings sollten wirklich nur in Betracht gezogen werden, wenn sie absolut notwendig sind.
Situationen bei denen Meetings sinnvoll sind:
- Komplexes Thema mit notwendigem Austausch
- Kick-off und Präsentations-Meetings
- Entscheidungsfindung
- Brainstorming und Ideen-Entwicklung
- Bei Entwicklung und Abstimmung von gemeinschaftlichen Plänen
- Problemlösung bei dem verschieden Sichtweise notwendig sind
- Feedback-Runden, die persönlichen Austausch erfordern
Tipp 2: Moderator bestimmen
Ein wichtiger Schritt für effektive Meetings ist die Bestimmung eines Moderators. Diese Person trägt die Verantwortung dafür, dass das Meeting reibungslos verläuft und einem gewissen Plan folgt. Oft ist der Initiator des Meetings auch der Moderator.
Doch welche konkreten Aufgaben hat der Moderator im Detail? Schauen wir sie uns genauer an:
1. Vorbereitung: Bevor das Meeting überhaupt startet, muss der Moderator einiges vorbereiten:
- Zielsetzung & Agenda erstellen: Was soll erreicht werden und wie soll das Meeting ablaufen? Das muss klar festgelegt werden.
- Teilnehmer einladen: Ohne die richtigen Leute wird das Meeting nicht viel bringen.
- Technische Vorbereitung: Sichergehen, dass alles technisch einwandfrei funktioniert, sei es die Präsentationstechnik oder das Videokonferenzsystem.
2. Durchführung: Während des Meetings ist der Moderator der Dirigent:
- Führt durch das Meeting: Anhand der Agenda behält er den Überblick und sorgt dafür, dass alles besprochen wird.
- Achtet auf die Zeit: Niemand mag es, wenn Meetings sich endlos hinziehen. Der Moderator sorgt dafür, dass alles im Zeitplan bleibt.
- Hält die Regeln ein: Es gibt Regeln, die jedes Meeting respektieren sollte. Der Moderator sorgt dafür, dass sie eingehalten werden.
- Fördert faire Diskussionen: Alle sollen ihre Meinung sagen können, ohne unterbrochen oder überstimmt zu werden.
- Hält das Ziel im Blick: Wenn das Meeting abschweift, bringt der Moderator es wieder auf Kurs.
3. Nachbereitung: Auch nach dem Meeting ist die Arbeit des Moderators nicht vorbei:
- Protokoll verteilen: Damit jeder weiß, was besprochen wurde und wer welche Aufgaben hat.
- Follow-up Termine erstellen: Manchmal sind weitere Treffen oder Aufgaben notwendig, auch das organisiert der Moderator.
Tipp 3: Die richtigen Teilnehmer einladen
Dieser Punkt ist bei einige Meetings relativ eindeutig, bei anderen weniger intuitiv. Je nach Zielen und Themen eines Meetings, kann dessen Teilnehmerwahl unterschiedlich ausfallen.
Eine zu große Teilnehmerzahl kann zu ausufernden Diskussionen führen. Fehlen auf der anderen Seite wichtige Personen, fehlt ggf. auch wichtige Expertise oder Entscheidungsträger.
Wie viele Teilnehmer sind nun optimal? Ein bewährter Grundsatz lautet: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“
Denn bedenke, dass Zeit eine wertvolle Ressource ist. Stell dir zum Beispiel vor: Wenn 8 Personen eine Stunde lang an einem Meeting teilnehmen, entspricht das bereits einem ganzen Arbeitstag.
Tipp 4: Agenda vorab aufsetzen
Eine Agenda ist eine Liste aller Besprechungsthemen, die während des Meetings behandelt werden sollen. Die Agendapunkte richten sich dabei nach den Zielen des Meetings aus.
Optimalerweise teilt man jedem Agendapunkt auch bereits ein gewisses Zeitbudget zu. Das hilft dann im Meeting selbst die Zeit besser im Blick halten zu können und deckt eventuell bereits vorab mögliche Engpässe auf.
Dabei sollte darauf geachtet werden möglichst sinnvolle Zeiträume anzusetzen. Denn an der Stelle kommt das Parkinsonschen Gesetz zum Tragen: Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.
In anderen Worten: Haben wir mehr Zeit für eine Aufgabe, neigen wir dazu, diese auch bis zum Schluss auszunutzen, selbst wenn dies eigentlich nicht notwendig wäre.
Eine Agenda muss nicht aufwendig oder kompliziert sein. Es reicht oft schon aus, einfach die zu besprechenden Themen in der Reihenfolge aufzulisten, in der sie behandelt werden sollen.
Beispiel Meeting-Agenda bei Termin-Erstellung im Google Kalender
Tipp 5: Pausen einplanen
Studien belegen, dass die Zeit, die wir in Meetings verbringen, weltweit um ein vielfaches gestiegen ist in den letzten Jahren. Das führt nicht selten zu mehr Zeitknappheit, Stress und zunehmender Erschöpfung. Ein sinnvolles Gegenmittel hierfür: ausreichend Pausen.
Manche haben jedoch Angst durch Pausen Zeit zu verlieren. Oft ist allerdings genau das Gegenteil der Fall: mit Pausen erreicht man mehr.
Kann kann unterscheiden zwischen Pausen innerhalb von Meetings und Pausen zwischen Meetings
- Pausen innerhalb von Meetings
- Besonders wichtig bei langen Meetings
- Bei einer Meeting-Dauer von mehr als 1 Stunde, sollte etwa alle 60 Minuten eine 5-15 Minuten Pause eingeplant werdenLängere Pausen von über 15 Minuten jedoch vermeiden, da sie Teilnehmer dazu verleiten können, andere Dinge zu erledigen und den Fokus zu verlieren (Ausnahme: Mittagspause 😉)
- Pausen sollten fest in der Agenda verankert und klar kommuniziert werden, damit alle Teilnehmer darauf vorbereitet sind
- Pausen bei aufeinanderfolgenden Meetings
- Besonders bei digitalen Meetings ist die Verlockung besonders groß ein Meeting an das nächste zu setzen
- Microsoft Studie zeigt: pausenlos aufeinander folgende Meetings steigern den Stresslevel deutlich. Sobald Pausen zwischen Meetings eingeplant werden, verbessert sich nicht nur die Stresssituation, sondern auch die Konzentration, da die Teilnehmer neue Energie tanken können und dann mit neuer Kraft sich wieder mehr engagieren
- Min. 10-15 Minuten zwischen Meetings einplanen
Tipp 6: Eisbrecher-Fragen nutzen
Dieser Tipp ist besonders nützlich für Meetings oder Workshops, in denen Kommunikation und Interaktion eine wichtige Rolle spielen.
Ice Breaker Fragen sind eine gute, um mögliche Hemmungen abzubauen sowie Blockaden zu lösen, damit die Teilnehmer einfacher ins Gespräch kommen
Die Idee ist einfach: Zu Beginn einer Besprechung wird eine Frage gestellt, die jeder Teilnehmer beantworten kann. Das hilft dabei, eine lockere und offene Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle wohl fühlen.
Es gibt viele Arten von Ice Breaker Fragen, die je nach Teilnehmer und Kontext variieren können. Zum Beispiel gibt es Fragen, die speziell für Geschäftssituationen geeignet sind, oder für große Gruppen, oder einfach nur zum Spaß. Die Auswahl hängt davon ab, was am besten zu den Zielen und der Stimmung des Meetings passt.
Eisbrecher-Fragen Beispiele (Hier klicken!)
- Wenn du eine Superkraft haben könntest, welche wäre es und warum?
- Wenn du eine Reise gewinnen könntest, wohin würdest du gehen?
- Was ist deine liebste Jahreszeit und warum?
- Was ist das Ungewöhnlichste, das du jemals gegessen hast?
- Wenn du ein Tier wärst, welches wärst du und warum?
- Was ist dein verborgenes Talent?
- Was war dein erster Job?
- Welches war dein Lieblingsfach in der Schule und warum?
- Wenn du eine Sache auf deiner Bucket-Liste sofort erledigen könntest, was wäre das?
- Wenn du in einem Film mitspielen könntest, welcher wäre es und welche Rolle würdest du spielen?
- Wofür bist du heute dankbar?
Tipp 7: Meeting-Regeln vereinbaren und sich daran halten
Es hat sich in der Praxis bewährt, grundlegende Erwartungen an Meetings und deren Teilnehmer aufzuzeigen und damit eine gesunde Meeting-Kultur zu etablieren.
Das funktioniert aber nur, wenn dabei alle an einem Strang ziehen und sich auch dieser Spielregeln bewusst sind.
Um das zu erreichen sollten verschiedene Regel-Ansätze in gemeinsamer Runde diskutiert werden und sich auf als sinnvoll erachtete Regeln geeinigt werden.
Schau dir einmal mögliche Regelungen für Meetings an.
Tipp 8: Klare Ziele festlegen
Für jede Besprechung muss im Vorhinein klar sein: Was möchte man mit einem Meeting erreichen? (Anderenfalls siehe Tipp 1).
Auch wenn dieser Tipp sehr banal klingt, ist er dennoch essenziell. Warum?
Um das besser zu verdeutlichen kann man sich die entsprechende Ziele, wie einen Leuchtturm vorstellen. Er zeigt wo wir hingelangen möchten. Das Boot, unser Meeting, ist das Mittel der Wahl, um uns dahin zu bringen.
Alle Teilnehmer sitzen in dieser Metapher sprichwörtlich mit im Boot. Wir können den Hafen, den der Leuchtturm anzeigt, aber nur erreichen, wenn alle wissen, in welche Richtung wir rudern müssen.
In Meetings ist es daher ratsam direkt alle Teilnehmer direkt zu Beginn mit ins Boot zu holen und aufzuzeigen, welches Ziel man mit der heutigen Besprechung erreichen möchte.
Nicht selten kommt es vor, dass sich aufgrund verschiedener Themen und Meinung der Fokus aus dem Blick verliert und sich damit teilweise unnötige Diskussionen aufblähen und Zeit rauben. Das Abschweifen zahlt aber nicht auf das eigentliche Zielerreichung des Meetings ein.
An so einer Stelle hilft es, wenn der Moderator (siehe Tipp 2) auf das zur grundlegende Ziel hinweist und das Gespräch wieder auf Kurs bringt.
Um aber vielleicht dennoch sinnvolle Einwürfe nicht aus dem Blick zu verlieren, können diese notiert und an anderer Stelle wieder aufgegriffen werden.
Tipp 9: Protokoll führen
„Das brauche ich mir nicht aufschreiben, das merke ich mir…“ – Hat sich wohl schon jeder von uns einmal gedacht und nicht selten wandelt sich das um in „Wie war das gleich nochmal?“
Damit das in einem Meeting nicht vorkommt, ist es sinnvoll alle wichtigen Themen, die in einem besprochen wurden, festzuhalten – in Form eines Protokolls.
Protokolle sind aber nicht nur Gedächtnisstützen, sondern schaffen Übersichtlichkeit, Transparenz und können später auch als Nachweis dienen. Kurz gesagt, es lohnt sich!
Und damit ihr seht wie so etwas aussehen kann, findet ihr hier eine Protokoll-Vorlage für Word.
Tipp 10: Klare Aktionen und Deadlines kommunizieren
Meetings sind kein Selbstzweck. Der eigentlich Wert entsteht in der Regel erst nach dem Meeting, nämlich dann wenn Ideen und Pläne in die Tat umgesetzt werden. Daher ist es wichtig, klare Aktionen zu definieren.
- Klare Aktionen und Deadlines kommunizieren: Jedes Meeting sollte mit klaren Handlungsschritten enden. Das bedeutet, dass jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist.
- Deadlines setzen: Es ist hilfreich, wenn man konkrete Zeitrahmen für die Umsetzung der Aktionen festlegt. Deadlines sorgen dafür, dass die Aufgaben nicht auf die lange Bank geschoben werden und schaffen Verantwortlichkeit.
- Rückfragen klären: Am Ende des Meetings sollten offene Fragen beantwortet werden können. Das ermöglicht es allen Teilnehmern, Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass jeder auf dem gleichen Stand ist.
Tipp 11: Regelmäßige Prüfung auf Sinnhaftigkeit von bestehendes Meeting
Mit dem letzten Tipp schließt sich der Kreis. Dieser schlägt in eine ähnliche Kerbe, wie der aller erste Tipp.
Menschen gewöhnen sich schnell an Routinen, und das gilt auch für regelmäßige Meetings. Doch gerade dann, wenn sie zur Gewohnheit werden, werden sie oft nicht mehr hinterfragt. Das kann jedoch problematisch sein. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig – zum Beispiel quartalsweise – zu überprüfen, welche wiederkehrenden Meetings tatsächlich notwendig sind.
- Ziele überprüfen: Schau regelmäßig nach, ob die Ziele deines Meetings noch relevant sind oder sich im Laufe der Zeit geändert haben.
- Teilnehmerliste überprüfen: Stell sicher, dass alle Teilnehmer weiterhin relevant sind und einen Beitrag zum Meeting leisten können. Entferne gegebenenfalls überflüssige Teilnehmer.
- Die Frequenz überdenken: Überprüfe, ob die Häufigkeit des Meetings angemessen ist. Manchmal kann ein Meeting weniger häufig stattfinden oder sogar komplett vermieden werden.
- Alternativen prüfen: Überleg, ob das Meeting durch andere Kommunikationsmittel wie E-Mails, kurze Updates oder alternative Formate ersetzt werden kann.
- Feedback einholen: Bitte die Teilnehmer um Feedback zum Meeting, um herauszufinden, ob es für sie nützlich ist und welche Verbesserungen vorgenommen werden können.
Bonus: Tipps für kürzere Meetings
Optimalerweise werden ein Großteil der oben genannten Tipps bei euren Meetings eingesetzt. Jedoch eignen sich nicht alle diese Tipps für jedes Meeting gleichermaßen. Bspw. braucht es nicht für jedes Meeting Eisbrecher-Fragen oder Extra-Pausen.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass vor allem bei kleinerem Meetings die gezeigten Hilfsstellungen schnell unter den Tisch fallen. Es muss oft schnell gehen und man hat häufig nicht die Zeit, um noch vermeintlichen Extra-Aufwand in Vorbereitung oder Durchführung von Meetings zu stecken.
Nichtsdestotrotz können sich auch gerade kleinere Besprechungen äußerst ineffizient gestalten.
Darum findet ihr hier nun noch einmal die wichtigsten Tipps, die ihr auch bei kürzeren Unterredungen beachten solltet:
- Notwendigkeit & Teilnehmer checken: Gerade bei potenziell kleineren Besprechungen reicht häufig eine einfache Kommunikation über Mail.
- Ziele setzen: Bei jedem Meeting, egal ob groß oder klein, ist es wichtig zu wissen, was man eigentlich erreichen möchte.
- Agenda aufsetzen: Teilw. reicht es einfach aus sich im Vorhinein ein Stichpunkte aufzuschreiben, was man in einem Meeting besprechen möchte.
- Protokoll führen: Auch hier klingt der Begriff sehr förmlich. Eine Förmlichkeit und damit Komplexität braucht es aber oft gar nicht. Einfach in Stichpunktform festhalten, was beschlossen wurde.
Infografik: Übersicht 11 Meeting-Tipps
In der nachstehenden Infografik findest du nochmal alle Tipps in übersichtlicher Kurfassung. Viel Spaß und Erfolg beim Anwenden!
