ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ganz einfach und lässt sich prima in den Alltag integrieren:

1.   Aufgaben notieren:

Schreib dir am Vorabend oder morgens als Erstes alle Aufgaben des Tages auf. Das kann in einem Notizbuch, deinem Kalender oder einer App sein. Dabei gibt es per se nicht viel zu beachten, eine simple To-do-Liste ist ausreichend. Achte dabei auch auf folgende Fragen:

• Gibt es wichtige Meetings, Termine oder Deadlines, die ich berücksichtigen muss?
• Was muss ich von gestern nachholen oder fortsetzen?
• Gibt es wichtige Anfragen oder Nachrichten, auf die ich heute reagieren sollte?

2.   Länge schätzen:

Überlege dir, wie lange jede Aufgabe ungefähr dauern wird. Sei dabei realistisch – besser etwas mehr Zeit einplanen als am Ende in unnötigen Stress geraten.

3.   Pufferzeiten einplanen:

Plane etwa 40 % deiner Tageszeit als Puffer ein. Dieser Prozentsatz lässt sich unterteilen in 20 % für soziale Interaktion, Kaffee holen oder Toilettengang und 20 % für Unvorhergesehenes, bspw. Kunde ruft unerwartet an oder deine Aufgabe dauert doch länger als gedacht.

Eine Pufferzeit von 40 % mag dem einen oder anderen viel erscheinen, ist aber eine realistische Annahme, die dir ausreichend Flexibilität ermöglicht. Wunschdenken dagegen führt oft zu Engpässen und unnötigem Stress, was Unzufriedenheit, erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit und geringere Produktivität zur Folge hat. Im Zweifel ist es daher besser ggf. mehr zu schaffen als geplant, als in Zeitnot zu kommen.

4.   Entscheidungen treffen:

Oft ist es so, dass wir mehr Aufgaben als Zeit haben. Eine Priorisierung ist daher unabdingbar. Was ist wichtig und dringend, was kann warten? Nutze dafür einfache Methoden wie die Eisenhower-Matrix. Kümmere dich zuerst um die wichtigen und dringenden Aufgaben.

Hast du deine Aufgaben festgelegt, kannst du sie über den Tag verteilt einplanen.

Tipp: Berücksichtige dabei deine persönliche Leistungskurve.

5.   Nachkontrolle:

Am Ende des Tages schaust du, was du geschafft hast. Überlege, was gut gelaufen ist und was nicht. Warum sind manche Aufgaben liegen geblieben? Was kannst du morgen besser machen? Diese Reflexion hilft dir, dich weiter zu verbessern und Erfahrungswerte zu schaffen.